Protocolo notarial en Blanes
El protocolo notarial es el archivo ordenado de los documentos originales que autoriza el notario. Su custodia asegura la conservación de las escrituras y actas y permite obtener copias con plena validez durante décadas.
- Qué contiene
- Los originales (matrices) de escrituras y actas
- Quién lo custodia
- El notario a cargo de la notaría y sus sucesores
- Quién puede pedir copia
- Otorgantes y personas con interés legítimo
- Qué se necesita
- Documento de identidad y datos de la escritura
Qué es el protocolo notarial
El protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices y actas que el notario autoriza durante cada año natural. La matriz es el documento original, firmado por los otorgantes y por el notario, y nunca sale de la notaría: lo que se entrega a los interesados son copias.
Esta forma de conservación es una de las principales garantías del sistema notarial español. Al custodiarse el original, el documento no puede extraviarse ni alterarse, y en cualquier momento posterior es posible acreditar su contenido exacto mediante la expedición de una copia autorizada.
El protocolo pertenece al Estado y no al notario que lo formó. Cuando un notario se jubila o cambia de destino, los protocolos permanecen en la notaría bajo la custodia del notario que le sucede. Transcurrido el plazo previsto en la normativa notarial, los protocolos más antiguos se depositan en el Archivo General de Protocolos del distrito, y los de mayor antigüedad pueden pasar a archivos históricos.
Tipos de copias del protocolo
A partir de la matriz custodiada, el notario puede expedir distintas clases de copias según la finalidad que se persiga:
- Copia autorizada: reproduce íntegramente la matriz, lleva la firma y el sello del notario y tiene el mismo valor que el original. Es la que se utiliza para inscribir en los registros o acreditar derechos ante terceros.
- Copia autorizada electrónica: se remite telemáticamente con firma electrónica del notario, principalmente a registros, administraciones públicas y otros notarios.
- Copia simple: tiene carácter informativo, carece de firma notarial y no sirve como título para inscribir ni para ejercitar acciones.
- Segunda y posteriores copias: copias autorizadas expedidas con posterioridad a la primera, por ejemplo en caso de pérdida.
Cuándo se solicita una copia
Acudir al protocolo para obtener una copia es habitual en situaciones como las siguientes:
- Pérdida o deterioro de la copia de una escritura de compraventa, préstamo o constitución de sociedad.
- Tramitación de una herencia, que exige copia del testamento o de otros títulos del causante.
- Solicitud de un banco, un registro o una administración que requiere el título original en forma auténtica.
- Acreditación de un poder, de los estatutos de una sociedad o del contenido de un acta.
- Consulta del contenido exacto de un documento firmado hace años.
Documentación necesaria
Del solicitante
- DNI, NIE o pasaporte original y en vigor.
- Si actúa en representación de otra persona o de una sociedad, documento que acredite la representación.
Datos del documento
- Fecha de la escritura o acta y nombre del notario que la autorizó.
- Número de protocolo, si se conoce.
- Nombre de los otorgantes y naturaleza del acto.
Copias de testamentos
- Certificado de defunción del testador.
- Certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad.
- Justificación del interés del solicitante en la sucesión.
Si no dispone de todos los datos, la notaría puede ayudarle a localizar el documento con la información disponible. La expedición de copia está limitada a quienes tengan derecho a obtenerla.
Cómo se tramita
Localización del protocolo
Se determina qué notaría o archivo custodia actualmente la matriz, en función del notario que autorizó el documento y de su antigüedad.
Solicitud
El interesado solicita la copia aportando su identificación y los datos del documento. Cuando la matriz está en otra notaría, en muchos casos la solicitud puede canalizarse a través de la notaría más cercana.
Comprobación del derecho
El notario verifica que el solicitante es otorgante, persona a cuyo favor resulta algún derecho del documento o titular de un interés legítimo.
Expedición y entrega
Se expide la copia autorizada, simple o electrónica según la finalidad, y se entrega al interesado o se remite al registro u organismo correspondiente.
Aranceles e impuestos
Los honorarios por la expedición de copias se rigen por el arancel notarial aprobado por el Real Decreto 1426/1989, que es el mismo en todas las notarías y depende fundamentalmente de la extensión del documento.
La expedición de copias no está sujeta a impuestos propios del acto documentado. La tributación que corresponda al negocio contenido en la escritura se devengó en el momento de su otorgamiento.
Preguntas frecuentes
¿Dónde está la escritura que firmé con un notario que ya se ha jubilado?
La matriz permanece en la notaría en la que se firmó, bajo la custodia del notario que ocupa actualmente esa plaza. Si el documento es muy antiguo, puede encontrarse en el Archivo General de Protocolos del distrito. La notaría puede informarle de su localización.
¿Cualquier persona puede pedir copia de una escritura?
No. Solo pueden obtener copia los otorgantes, las personas a cuyo favor resulte algún derecho del documento y quienes acrediten, a juicio del notario, un interés legítimo. Esta limitación protege la confidencialidad del protocolo.
¿Qué diferencia hay entre copia autorizada y copia simple?
La copia autorizada lleva la firma y el sello del notario y produce los mismos efectos que el original. La copia simple tiene un valor meramente informativo y no sirve para inscribir en registros ni para acreditar derechos frente a terceros.
¿Puedo pedir copia del testamento de un familiar fallecido?
Sí, si tiene interés en la sucesión, por ejemplo como heredero, legatario o legitimario. Debe aportar el certificado de defunción y el certificado de últimas voluntades. En vida del testador, solo él puede obtener copia de su testamento.
¿Es necesario desplazarse a la notaría donde se firmó la escritura?
No siempre. En muchos casos la solicitud puede tramitarse a través de otra notaría, que se comunica telemáticamente con la que custodia el original. La notaría le indicará la forma más adecuada según el caso.
¿Cuánto tiempo se conserva el protocolo?
El protocolo se conserva de forma permanente. Con el paso del tiempo cambia el lugar de custodia, desde la notaría al archivo de protocolos y, en su caso, a un archivo histórico, pero el documento no se destruye.
¿No encuentra su pregunta? Consulte el centro de preguntas frecuentes o contacte con la notaría.
Notaría en el centro de Blanes
Atendemos con cita previa a particulares y empresas de Blanes y de los municipios cercanos. Algunos documentos pueden firmarse a distancia mediante el Portal Notarial del Ciudadano.
- Dirección
- Carrer de l'Hospital, 31, 1.º 2.ª · 17300 Blanes (Girona)
- Teléfono
- 872 590 018
- Horario
- L–J 8:30–14:30 y 16:30–19:00 · V 8:30–14:00
